Nous traitons vos données personnelles notamment dans les finalités suivantes et d’autres finalités y afférentes:
Nous traitons les données personnelles pour répondre aux exigences légales et réglementaires et aux fins du respect des instructions et recommandations des autorités et des réglementations internes (la «compliance»).
Cela comprend notamment la lutte contre le blanchiment d’argent et le financement du terrorisme régie par la loi. Dans ce contexte, nous pouvons être tenus de procéder à certaines clarifications relatives aux risques juridiques et de réputation («know your customer»), p. ex. dans les répertoires correspondants de tiers tels que «World-Check», ou pour effectuer des communications sous certaines conditions. La satisfaction des obligations de renseignement, d’information ou de déclaration, par exemple en lien avec des obligations prudentielles, la satisfaction d’obligations d’archivage et l’assistance dans la prévention, la constatation et la clarification de délits et d’autres infractions peuvent elles aussi nécessiter le traitement de données à caractère personnel. Cela inclut aussi la réception et le traitement des réclamations et d’autres communications, la surveillance de la communication, les enquêtes internes ou externes ou la communication de documents à une autorité, lorsque nous avons une raison objective de le faire ou que nous y sommes tenus par la loi. Dans ces finalités, nous traitons notamment des données de base, des données contractuelles et financières, des données de communication et dans certains cas, des données de comportement des preneurs de prévoyance. Des obligations légales peuvent découler des dispositions légales (notamment de la législation concernant la prévoyance professionnelle), mais aussi de réglementations internes, de normes du secteur, de notre propre «gouvernance d’entreprise» et des instructions et requêtes des autorités.
Nous traitons des données aux fins de la préparation, de la conclusion, de l’administration et de l’exécution de contrats, p. ex. de conventions de prévoyance, de contrats de gestion de fortune et d’autres contrats. Cette finalité comprend également le conseil, le service à la clientèle, l’indemnisation des partenaires de distribution et pour les relations de prévoyance, l’examen et l’exécution des cas d’indemnisation, y compris la coordination avec les autres assureurs tels que l’assurance invalidité, et l’exécution des prétentions en recours. Dans ce contexte, nous pouvons également établir des profils (cf. chiff. 5à ce sujet).
Pour la conclusion de conventions de prévoyance, nous traitons notamment des données de base, des données contractuelles, des données financières et des données de communication du preneur de prévoyance et de partenaires de distribution ou de leurs interlocuteurs. Nous tenons un compte de prévoyance pour chaque preneur de prévoyance, pour lequel nous traitons des données concernant les versements, le montant des capitaux de prévoyance et de libre passage et les paiements. L’exécution des conventions de prévoyance professionnelle implique par ailleurs l’examen et le traitement des prétentions et droits. Dans ce cas, nous traitons avant tout les données relatives au contrat, au cas et aux prestations du preneur de prévoyance et des bénéficiaires afin d’examiner le droit à l’indemnité (vous trouverez des informations complémentaires à ce sujet dans les paragraphes suivants) et éventuellement de verser des prestations. Dans ce contexte, nous pouvons également traiter des données de santé et d’autres informations produites ou nécessaires dans le cadre de ces finalités.
Si vous nous confiez la gestion de votre fortune, nous traitons des données aux fins de la préparation et de la réalisation d’un contrôle des risques ordinaire, de la conclusion et de l’exécution de la convention de gestion de fortune. Pour ce faire, nous traitons vos données personnelles – notamment des données de base, données contractuelles, données financières et données de communication – ainsi que les données des interlocuteurs de la banque de dépôt. Nous traitons des données similaires dans le cadre des placements et dépôts.
Cette finalité comprend également le service à la clientèle et le conseil à nos clients, de même que l’exercice des prétentions juridiques découlant des contrats (recouvrement, procédures judiciaires, etc.), la comptabilité, la résiliation des contrats et la communication officielle. Nous traitons également des données aux fins de la mesure et de la consignation des indemnisations aux partenaires de distribution (cf. également à ce sujet le chiff. 6).
Pour la préparation et la conclusion de contrats et l’exécution des relations contractuelles, nous pouvons recourir à d’autres entités, par exemple à des sociétés de services informatiques et de logistique, des prestataires de services publicitaires, des banques ou des sociétés de renseignements économiques, qui peuvent nous transmettre des données de leur côté. Nous collectons des données également par le biais de notre organisation de distribution. Nos partenaires de distribution comprennent p. ex. des agences générales indépendantes, des intermédiaires et des brokers.
Dans le cadre de la collaboration avec des entreprises et des partenaires commerciaux, par exemple des partenaires dans des projets ou des parties dans des litiges, nous traitons également des données à des fins de conclusion et d’exécution du contrat, de planification, de comptabilité et d’autres fins en lien avec le contrat.
Nous traitons également des données aux fins de la prévention des abus et lors des procédures judiciaires, pour notre gestion des risques et dans le cadre d’une gestion prudente de l’entreprise, y compris l’organisation opérationnelle et le développement de l’entreprise.
Dans ces finalités, nous traitons en particulier les données de base, les données contractuelles et les données des cas et des prestations, les données financières ainsi que les données relatives au comportement et à la communication. Nous pouvons notamment prendre des mesures contre les prétentions abusives. Dans les finalités mentionnées et aux fins de votre protection et de la nôtre contre les activités délictueuses ou abusives, nous pouvons également procéder à un profilage (cf. également à ce sujet le chiff. 5) et établir et modifier des profils.
Nous traitons également vos données à des fins d’étude de marché, afin d’améliorer nos prestations et notre fonctionnement opérationnel et dans le cadre du développement de produits.
Nous nous efforçons d’améliorer nos produits et services en permanence et de réagir rapidement aux évolutions des besoins. C’est pourquoi nous effectuons des analyses, par exemple pour savoir comment les offres sont utilisées et comment nous pouvons concevoir nos nouveaux produits et prestations de services. Ces analyses nous renseignent sur l’acceptation des produits et prestations de services existants par le marché et sur le potentiel commercial de nouveaux produits et prestations. À cet effet, nous traitons non seulement vos données de base, de comportement et de préférences, mais aussi des données sur la communication et des données provenant d’enquêtes clients, de sondages et d’études, ainsi que d’autres informations, figurant par exemple dans les médias, sur les réseaux sociaux, sur Internet ou provenant d’autres sources publiques. Cependant et dans la mesure du possible, nous utilisons des données pseudonymisées et anonymisées dans ce contexte. Nous pouvons aussi solliciter des services de veille médiatique ou réaliser cette veille nous-mêmes et, dans ce contexte, traiter des données personnelles aux fins des activités de relations publiques ou pour comprendre les évolutions et tendances actuelles et y réagir.
Dès lors que la loi l’autorise, nous traitons également des données à des fins de marketing, p. ex. pour la personnalisation et la transmission d’informations concernant les produits et prestations de nous-mêmes et de tiers et aux fins de l’entretien de nos relations. Vous pouvez refuser ce type de contacts à tout moment (cf. fin du présent chiff. 4).
Nous pouvons communiquer des informations, de la publicité et des offres de produits de nous-mêmes et d’une sélection de tiers, p. ex. sous forme de newsletter, via des applications et services de messagerie instantanée, sous forme d’imprimés ou par téléphone, à intervalles réguliers ou dans le cadre d’actions ponctuelles (p. ex. pour des manifestations, des concours, etc.). Nous pouvons également personnaliser des communications afin que nos informations et nos offres correspondent mieux à vos besoins et centres d’intérêt. À cet effet, nous mettons en relation des données que nous traitons à votre sujet, déterminons vos données de préférence et les utilisons comme fondement pour la personnalisation (cf. chiff. 3 à ce sujet). Nous pouvons également établir des profils à des fins de marketing (cf. chiff. 5à ce sujet). Nous traitons des données également dans le cadre de concours, jeux-concours et manifestations similaires. La gestion des relations clients implique également des données personnalisées éventuellement d’après les données de comportement et de préférence – civilité des clients existants et tenue des événements clients (p. ex. sponsoring , événements sportifs et culturels et opérations publicitaires). Dans le cadre des événements clients, nous traitons des données personnelles aux fins de la tenue des événements, mais aussi pour informer les participants et leur transmettre des informations et de la publicité avant, lors de et après la tenue de l’événement.
Tous ces traitements sont non seulement importants pour nous afin que nous fassions la promotion de nos offres aussi efficacement que possible, mais aussi afin de rendre nos relations avec nos clients et autres tiers plus personnelles et positives, de nous concentrer sur les relations les plus importantes et d’employer nos ressources avec une efficacité maximale.
Nous pouvons communiquer des informations, de la publicité et des offres de produits de nous-mêmes et d’une sélection de tiers, p. ex. sous forme de newsletter, via des applications et services de messagerie instantanée, sous forme d’imprimés ou par téléphone, à intervalles réguliers ou dans le cadre d’actions ponctuelles (p. ex. pour des manifestations, des concours, etc.). Nous pouvons également personnaliser des communications afin que nos informations et nos offres correspondent mieux à vos besoins et centres d’intérêt. À cet effet, nous mettons en relation des données que nous traitons à votre sujet, déterminons vos données de préférence et les utilisons comme fondement pour la personnalisation (cf. chiff. 3 à ce sujet). Nous pouvons également établir des profils à des fins de marketing (cf. chiff. 5à ce sujet). Nous traitons des données également dans le cadre de concours, jeux-concours et manifestations similaires. La gestion des relations clients implique également des données personnalisées éventuellement d’après les données de comportement et de préférence – civilité des clients existants et tenue des événements clients (p. ex. sponsoring , événements sportifs et culturels et opérations publicitaires). Dans le cadre des événements clients, nous traitons des données personnelles aux fins de la tenue des événements, mais aussi pour informer les participants et leur transmettre des informations et de la publicité avant, lors de et après la tenue de l’événement.
Tous ces traitements sont non seulement importants pour nous afin que nous fassions la promotion de nos offres aussi efficacement que possible, mais aussi afin de rendre nos relations avec nos clients et autres tiers plus personnelles et positives, de nous concentrer sur les relations les plus importantes et d’employer nos ressources avec une efficacité maximale.
Vous pouvez à tout moment vous opposer au traitement à des fins de marketing en nous en informant par message. Vous trouverez des informations complémentaires sur vos droits au chiff. 9
Nous pouvons également traiter vos données dans des finalités liés à la sécurité et au contrôle des accès.
Nous contrôlons et améliorons constamment le niveau de sécurité adéquat de nos installations, de nos bâtiments et de notre équipement informatique. Pour ce faire, nous traitons des données en lien avec la surveillance des bâtiments et des locaux accessibles au public par exemple. Une sécurité de pointe ne permet pas d’exclure avec certitude toute violation de la sécurité des données, mais nous faisons notre possible pour réduire les risques. Par conséquent, nous traitons des données par exemple afin de surveiller, contrôler, analyser et tester nos réseaux et infrastructures informatiques, afin de contrôler les systèmes et les erreurs, à des fins de documentation et dans le cadre des copies de sécurité.
Nous pouvons traiter vos données dans d’autres finalités, p. ex. dans le cadre de nos processus internes et de l’administration.
Ces autres finalités comprennent par exemple des finalités de formation et de perfectionnement, des finalités administratives (p. ex. l’administration des données de base, la comptabilité et l’archivage des données ou l’administration des biens immobiliers et le contrôle, l’administration et l’amélioration constante de l’infrastructure informatique), la défense de nos droits (p. ex. pour faire valoir des droits par voie judiciaire, pré-judiciaire ou extrajudiciaire ou pour nous défendre contre des prétentions, p. ex. par une consignation des preuves, par des clarifications juridiques et par la participation à une procédure judiciaire ou administrative), l’évaluation et l’amélioration des processus internes. Dans le cadre du développement de l’entreprise, nous pouvons aussi vendre des activités, des parties de l’entreprise ou des entreprises à d’autres entreprises ou effectuer des acquisitions auprès d’elles, ou bien nouer des partenariats, ce qui peut donner lieu à l’échange et au traitement de données (également les vôtres, p. ex. en tant que client, fournisseur ou représentant d’un fournisseur). Cela inclut également la défense d’autres intérêts légitimes, dont l’énumération ne saurait être exhaustive.
Dès lors que nous vous demandons votre consentement pour certains traitements, nous vous informons des finalités de traitement correspondantes séparément. Vous pouvez révoquer votre consentement à tout moment en nous en informant par écrit; vous trouverez nos coordonnées au chiff. 2. Une fois que nous avons reçu la révocation de votre consentement, nous ne traitons plus vos données pour les finalités concernées, sous réserve qu’un autre fondement juridique nous autorise à poursuivre leur traitement. La révocation de votre consentement n’affecte en rien la légalité du traitement réalisé avant la révocation.
Notre traitement de vos données personnelles repose sur le fait que le traitement est requis ou autorisé par la loi, qu’elles sont nécessaires à la préparation et à l’exécution de contrats avec vous ou l’entité que vous représentez (p. ex. le traitement de données de base et données financières aux fins de l’examen des proposition, de la prévention des abus, du contrôle de la solvabilité et de la capacité de crédit, de l’exécution de transactions, etc.), qu’elles sont nécessaires dans le cadre de nos intérêts légitimes ou de ceux de tiers (p. ex. traitement à des fins administratives et de sécurité, aux fins du contrôle de la solvabilité et à des fins d’étude de marché, de marketing et d’amélioration de nos prestations, ou de développement de produits) ou que vous avez donné votre consentement au traitement.
Si nous recevons des données sensibles (p. ex. données de santé), nous pouvons également traiter vos données sur la base d’autres fondements juridiques, p. ex. en cas de litiges en lien avec la nécessité du traitement pour un éventuel processus ou pour l’exercice ou la défense de prétention légales. D’autres motifs juridiques peuvent intervenir au cas par cas, que nous vous communiquons séparément dans la mesure du nécessaire.